Une efficacité globale du bureau vous rendra, ainsi que votre personnel et vos patients, plus heureux. Malheureusement, même si nous recherchons tous l’efficacité, tous les jours ne sont pas pareils. La plupart des cabinets constatent que certains jours tout se passe bien, et d’autres jours il est inévitable de prendre du retard peu importe ce que vous faites. Que pouvez-vous faire pour aider votre cabinet d’optométrie à fonctionner efficacement et à temps?
Voici 5 conseils
Réduisez les annulations dernières minutes et les retards
Les annulations dernières minutes et les retards peuvent affecter négativement le déroulement de la journée donc il est important de prendre des mesures pour minimiser leurs impacts. Vous pouvez le faire en :
Planifiant un rendez-vous pour ouvrir les dossiers des nouveaux patients
Pour les nouveaux patients, il y a toujours plusieurs formulaires à remplir. Si votre patient arrive exactement à l’heure pour son rendez-vous, ou même en retard, remplir les formulaires peut retarder tout le bureau. Pour atténuer ce problème, essayer de planifier un rendez-vous exclusivement pour remplir les formulaires, et les détails d’assurance, avant la première consultation.
Planifiant deux rendez-vous pour chaque patient
Planifiez deux rendez-vous pour chaque patient : un pour remplir les formulaires, et un pour la consultation. Cela a tendance d’être plus efficace que de demander aux patients d’arriver plus tôt pour remplir les formulaires car plusieurs patients oublient. Si votre patient n’a pas de disponibilité pour deux rendez-vous, planifiez de remplir les formulaires durant la consultation. Par exemple, si le rendez-vous est fixé à midi, demandez au patient d’arriver à 11 :45 ce qui vous laissera le temps supplémentaire pour compléter les formulaires.
Planifiant des appels de rappel
Des appels de rappel sont un excellent moyen de réduire les cas de non arrivée et d’annulations de dernière minute. Votre personnel peut faire des appels de rappel, ou envoyer un courriel ou un texto de rappel la veille du rendez-vous. Cela vous aidera également à prendre d’autres rendez-vous si jamais il y a des annulations.
Textos automatisés
Envoyer des textos automatisés est un des moyens les plus faciles pour améliorer la communication avec vos clients et d’envoyer des rappels de rendez-vous. 98% des textos sont lu dans les 5 minutes. Il existe plusieurs plates-formes Web offrant des services de textos automatisés pour aider à répondre à votre besoin de communiquer plus facilement avec vos clients. Voir ci-dessous trois suggestions à examiner et à essayer:
– Simple Textin
– Text Magic
– Textedly
Vos patients auront donc assez de temps pour remplir les formulaires, se familiariser avec votre bureau et son emplacement, et s’investir dans le processus. En préparant tous les formulaires à l’avance, vous serez en mesure de réduire les risques qu’un nouveau patient ne se présente pas pour son premier rendez-vous, ou qu’il annule à la dernière minute. Cela permettra à votre bureau de ne pas prendre de retard.
Remplir les informations manquantes d’avance
Toutes les informations manquantes que vous pouvez compléter avant le premier rendez-vous minimise le nombre de choses pouvant causer un retard.
Familiarisez-vous avec les données démographiques de vos clients
Suivez le
Demandant à votre personnel de prendre note du temps actuel requit pour chaque rendez-vous peut vous aider à organiser votre horaire et à l’ajuster au besoin. Demandez à votre personnel de prendre noter les choses suivantes :
– À quelle heure le rendez-vous devait commencer
– À quelle heure le rendez-vous a réellement commencé
– Le moment ou le patient est allé dans la salle avec l’assistant d’optométrie
– Le moment ou l’assistant a quitté la salle après avoir examiné le patient
– Le moment ou l’optométriste est allé voir le patient et le moment ou il a terminé l’examen
– Quels examens ont été complété et combien de temps a été consacré à la consultation avec le patient
Ces informations vous donneront une idée précise du temps qu’un rendez-vous moyen peut prendre.
Examinez les données démographiques de vos patients
Demandez à votre personnel de noter les patients qui sont régulièrement en retard ou dont les rendez-vous durent toujours plus longtemps que prévu, et utilisez ces informations pour créer des données démographiques sur les patients. Par exemple, si vous constatez que les patients plus âgés ont tendance à avoir besoin de plus de temps, vous pouvez leur accorder des rendez-vous légèrement plus longs. Ou bien, vous constaterez peut-être que les familles avec de jeunes enfants ont tendance à être en retard, donc vous pouvez leur accorder plus de temps en conséquence.
Améliorer l’accueil
Des délais à la réception peuvent rapidement créer des retards pour le bureau. Vous pouvez réduire les délais à la réception avec ces deux trucs:
Ayez une réceptionniste exclusivement pour les appels
Si la sonnerie de téléphone interrompe souvent votre travail, et si votre personnel doit passer beaucoup de temps au téléphone au lieu de d’autres tâches, il se peut que vous avez besoin d’un meilleur système pour vous occuper des appels. Embauchant une réceptionniste dédiée, qui ne siège pas à la réception, peut libérer d’autres membres du personnel pour des tâches plus spécialisées et prévenir des interruptions. Une réceptionniste qui s’occupe exclusivement des appels peut répondre le téléphone, prendre des rendez-vous, et distribuer les appels au besoin.
Utilisez un logiciel de gestion intelligent
Essayez un logiciel de gestion intelligent pour votre bureau. Améliorez la productivité et l’efficacité en éliminant les interruptions. Réduisez la charge de travail pour le personnel à l’accueil pour qu’ils puissent en faire plus. Essayez un logiciel qui se branche facilement à un iPad. Celui-ci permettra aux visiteurs de s’enregistrer automatiquement, ce qui permettra à votre réceptionniste à l’accueil de réellement connecter avec les visiteurs, et de compléter des tâches plus importantes. Avec un système automatisé, vous pouvez créer un processus d’enregistrement unique pour différents types de visiteurs. Un logiciel de gestion intelligent peut permettre aux visiteurs de s’enregistrer d’avance pour accéléré l’accueil. Ce système peut aussi sauvegarder les informations des visiteurs fréquents pour ne pas avoir à recommencer à zéro à chaque visite. Vous trouverez ci-dessous quelques suggestions à découvrir et à essayer:
– ILobby
– Traction Guest
– Swiped On
– The Receptionist
– ADProxy
Automatiser les tâches manuelles
Ça vaut la peine d’automatiser toute tâche manuelle, telle que la planification de rendez-vous, en autant de ne pas compromettre la qualité des soins aux patients. L’automatisation vous permet de réduire le temps que votre personnel consacré aux tâches administratives, en leur laissant plus de temps pour se concentrer sur les patients. Vous pouvez offrir l’enregistrement des rendez-vous à partir de votre site Web, ce qui permettrait aux patients de vérifier les disponibilités et de sélectionner une plage horaire qui leur convient, sans avoir à discuter longtemps au téléphone.
Vous pouvez peut-être également offrir aux patients la possibilité de compléter les formulaires en ligne avant leur rendez-vous. Cela peut non seulement rendre l’enregistrement plus rapide lorsque votre patient arrive pour leur rendez-vous, mais aussi prévenir d’autres problèmes, tels que des délais causés par une écriture illisible. Nous vous recommandons d’envisager de numériser certains aspects de votre bureau avec des logiciels spécialisés tels que :
– eClinical Works
– Prime Suite
– CureMD EHR
– Insync EMR
– Epic Care EMR
Recruter de nouveaux patients
Bien gérer les relations entres le patient et le docteur est un aspect essentiel à chaque pratique médicale. Une pratique d’optométrie fonctionne à la fois comme un cabinet médical ainsi qu’une entreprise de vente de lunettes optiques, de lunettes soleils, de lentilles, et d’accessoires pour lunettes. En profitant des relations actuelles avec les clients, il est important de générer de nouvelles affaires grâce aux références et en utilisant les plateformes des médias sociaux. Essayez d’utiliser les applications suivantes pour créer un compte qui permettra aux nouveaux patients potentiels de découvrir votre pratique.
– ZocDoc
– Health Tap
– Cigna
Améliorez votre visibilité à l’internet, ainsi que celle de votre pratique, en utilisant des plateformes médicales numériques, des logiciels et des appli innovateurs. En cette nouvelle année, c’est le temps d’essayer des nouvelles stratégies de développement et marketing. Laissez-nous savoir si ces astuces améliorent la productivité et efficacité de votre pratique, et si elles vous aident à augmenter vos ventes ainsi que votre liste de patients.
